Remote Work
und Team Management

Wie man (verteilte) Teams leitet

Dr. Volker Göbbels
http://slides.technologyscout.net/remote-and-team-management-de/
The future has already arrived. It's just not evenly distributed yet.
William Gibson

Überblick

  • Kurze (!) Vorstellung
  • Team Management
  • Erwartungsmanagement
  • Soft Skills
  • Warum sollten wir?
  • Management von Remote Teams
  • Arbeiten in Remote Teams
  • Umgang mit Zweiflern

Wer bin ich?

  • Head of Department Diagnostics, Analytics and Connected @ StreetScooter
  • Reichlich Erfahrung als Software Engineering Manager & Projektleiter
  • Erfahrung mit über mehrere Kontinente verteilten, cross-funktionalen Teams
Und sonst so?
  • Studium Chemie (MRI, Quantenmechanik)
  • IT Freelancer
  • Sammler von Programmiersprachen
  • Multipotentialite

Team Management

The key to being a good manager is keeping the people who hate me away from those who are still undecided.
Casey Stengel (1890-1975)
You don't lead by hitting people over the head - that's assault, not leadership.
Dwight D. Eisenhower

Managementese

  • Head Count
    Wieviele Leute arbeiten in einem Team/Projekt, an einer Aufgabe?
  • Management Span
    Wieviele Leute sind einem Teamleiter unterstellt?
  • Transaction Costs
    Wieviel Aufwand steckt in den einzelnen Verbindungen?

Erwartungsmanagement

"Wenn ich groß bin, werde ich ein Vorwurf", sagte die Erwartung.

Erklärung

  • Jede(r) hat Erwartungen an andere
  • Es gibt (mind.) zwei Varianten:
    • Explizite Erwartungen
      Verträge, Company Handbook
    • Implizite Erwartungen
      Was 'üblich' ist
  • Konsequenzen bei Nichterfüllung

Manager ↔ Firma

  • Manager → Firma
    • Kompensation
    • Informationen
    • Arbeitsumfeld
    • Entscheidungsfreiheit
  • Manager ← Firma
    • Aufgabenerfüllung
    • Reporting
    • Unternehmerisches Denken

Team ↔ Manager

  • Team → Manager
    • Informationen
    • Guidance ('Führung')
    • Betreuung
  • Team ← Manager
    • Aufgabenerfüllung
    • Informationen

Konsequenzen bei Nichterfüllung

  • Spannungen
  • Offene Streitigkeiten
  • Hohe Mitarbeiterfluktuation
  • Kündigungen

Massnahmen zur Vermeidung

  • Implizit zu explizit:
    • Codifizierung
      Handbook, Wiki, Videos
    • Bei Start: Onboarding!
  • Kommunikation
    • regelmäßige Gespräche
      One-on-Ones, Teammeetings
    • Fast Feedback
    • Erwartungs-Workshops

Soft Skills

Software is the invisible writing that whispers the stories of possibility to our hardware.
Grady Booch

Soft? Hard?

  • Die Trennung zwischen Soft und Hard Skills ist eher willkürlich
  • Kommunikation ist Basis fast aller Skills
  • Sarkasmus z.B. ist eine Ausdrucksform, wenn Mitarbeiter nicht geübt sind, negatives Feedback produktiv weiter zu geben

Arbeitsatmosphäre

  • Move fast intelligently, fail fast intelligently
  • Emotionale Sicherheit
    • Fehler sind möglich
    • Mindert Stress
      Stress provoziert Fehler
    • Wettbewerb innerhalb eines Teams ist schädlich
    • Wir arbeiten nicht im "Survival Mode" (s. Empathie)

Stress und Druck

  • "Work hard, play hard"
    Bullshit!
  • Respekt vor dem Flow:
    • Mihály Csíkszentmihályi
    • Keine Unterbrechungen außerhalb der Pausen
    • Legt Meetings an den Rand der Arbeitszeit oder rund um die Mittagspause!

Organisation

  • Prozesse erleichtern die Arbeit, es sei denn sie verhindern das Denken
  • In Softwareteams ist "Prozess" die Summe aller Kommunikation über ihre Arbeit und deren Fortschritt
  • Wenn offizielle Prozesse nicht funktionieren: den funktionierenden Prozess nicht verstecken

Teamkultur

  • Alle erfolgreichen Teams in größeren Organisationen haben ihre eigene, von der Organisation abweichende Kultur
  • Die Organisation kann diese Kultur nicht übernehmen, weil sie sie eigentlich nicht will
  • Alles, was man kopieren kann, sind weniger wichtige Dinge wie Prozesse

Empathie

  • Aufgabe: Schmerzpunkte erkennen und beseitigen
  • Wichtig: Werte! Verdient Geld unter Beachtung eurer Werte, nicht "trotz".
  • Glorifizierung/Reframing von psych. oder soz. Spannungen als "Kriegswunden" ist gefährlich
    → Softwareentwickler sind keine Klingonen!
  • Im "Survival Mode" sieht man anderer Leute Schmerzpunkte nicht

Hard Skills als Empathie

  • Guten/gut lesbaren Code zu schreiben ist Empathie mit dem zukünftigen Selbst und dem Team
  • Teams, die nur auf Velocity/Durchsatz achten, werden das nicht respektieren
  • Empathie mit altem Code: auch jetzt schlechter Code ist irgendwann mal aus irgendeinem Grund so geschrieben worden

Radical Acceptance!

Alles geschieht aus einem Grund, auch wenn wir den (momentan) nicht kennen.
Das zu akzeptieren läßt Raum für Neugier!
Neugier führt zu Erklärungen.

Change Management

  • Du kannst die Prozesse nicht ändern, ohne dich selbst zu änderst, wenn du Teil des Systems bist, das du ändern willst
  • Selbst-organisierte / agile Teams können nur erfolgreich sein, wenn sie Änderungen in ihrer Umgebung bewirken können
  • Falls Änderungen nicht gelingen:
    You have two choices: change the team or change the team

Warum sollten wir?

Arbeit findet nicht auf der Arbeit statt

  • Statt dessen am Wochenende oder Abends/in Überstunden.
  • Das Büro, speziell das Großraumbüro, ist eine Unterbrechungsfabrik.
  • Wichtige Aufgaben benötigen eine längere ununterbrochene Arbeitszeit.

Kein Pendeln mehr!

  • Pendeln ist ein Verlust an Lebenszeit.
  • Pendeln ist schlecht für die Gesundheit.
  • Pendeln ist schlecht fürs Business.

Warum ausgerechnet jetzt?

  • Die Technik ist reif.
  • Man muss von der nostalgischen Vorstellung los lassen, dass gute Ergebnisse nur zwischen 9 und 17 Uhr erzielt werden.

Keine Stadt als Talenthub nötig

  • Alles ist jederzeit überall erreichbar. (s. V. Bush, "As we may think")
  • Die meisten Extras/Perks (Arcade Games, kostenlose Mahlzeiten, Massagen) sind dazu gedacht, die Leute länger im Büro zu halten.
  • "Talent Hub Nationalists"
  • Gute Talente gibt es überall.
  • Zu viel Konkurrenz in großer Nähe.

Geld sparen

  • Es werden weniger Büroräume benötigt.
  • Wenige Spritverbrauch.
  • Umweltschutz.

Managing Remote Teams

Organisation

  • Überlappende Zeiten
    Die Teammitglieder sollten ca. 4h Overlap der Arbeitszeit haben
  • Synchronisiert euren Flow
    "Was hab ich diese Woche gemacht?" Thread
  • Dokumentiert Meetings und Gespräche. Alle!
    Was nicht dokumentiert ist, hat nicht statt gefunden
  • Equal pay for equal work!

Technische Hilfsmittel

  • Konferenztools
    Benutzt Skype, Zoom, WebEx, Slack etc. Nutzt Screen Sharing.
  • Alles verfügbar
    Habt alle Resourcen für alle jederzeit verfügbar
  • Emailserver, die alle Mails archivieren und das Archiv zur Verfügung stellen
    siehe Stripe!
  • Details im Gitlab Handbook (Abteilung CEO)

People Ops 1

  • Managt Arbeit, nicht Stühle
    Der Sinn der Arbeit zählt
  • Habt Ahnung von dem, was eure Leute da tun!
  • Veranstaltet regelmäßige Meetups
  • Lasst die Remote Mitarbeiter nicht 2. Klasse sein
    "Das haben Klaus und ich eben schon hier besprochen."
  • Managt remote, um die Erfahrung zu haben

People Ops 2

  • Macht One-on-Ones
    Mindestens alle 2 Wochen
  • Entfernt Hindernisse, gebt den Leuten Entscheidungsfreiheit
    37Signals: Jeder MA eine Kreditkarte, keine Urlaubsanträge
  • Sucht danach, wer Überstunden macht, nicht wer zu wenig tut
  • Macht persönliche Gespräche und Meetings rar

Arbeiten in Remote Teams

  • Schafft euch Routinen
    Wenn die Bürotür zu ist, bin ich "bei der Arbeit"
  • Separiert Arbeit und Freizeit durch unterschiedliche Geräte
  • Geht raus!
    Coworking Spaces, Cafés etc.
  • Sorgt dafür, dass ihr gehört / gesehen werdet
    Produziert und werbt für euer Ergebnis

Umgang mit Zweiflern

Vertrauen

  • "Wie kann ich wissen, ob sie arbeiten, wenn ich sie nicht sehe?"
    Seid Manager, keine Baby Sitter!
  • "Das Zuhause ist voller Ablenkungen!"
  • "Nur im Büro sind unsere Daten sicher!"
  • "Wer wird ans Telefon gehen?"

Mythen

  • "Die wahre Magie entsteht nur im Büro zwischen 9 und 17 Uhr!"
  • "Die Großen machen das auch alle nicht."
  • "Die anderen Mitarbeiter werden neidisch, wenn du Remote arbeitest."
  • "Aber wir haben so viel Geld in dieses neue Büro gesteckt!"

Unsitten

"Ich brauche die Antwort aber JETZT!"

Sortiert Fragen nach Dringlichkeit:
  • Normale Fragen → Mail
  • Heute wäre schön → Chat
  • Hier brennt gerade die Hütte → Anruf

Referenzen

  • Michael Lopp:
    "Managing Humans"
  • J. Hank Rainwater:
    "Herding Cats: A Primer for Programmers Who Lead Programmers"
  • Camille Fournier:
    "The Manager's Path"
  • Julia Evans:
    "Help! I have a manager!"
  • Patrick Kua:
    "Talking with Tech Leads"
  • Tom deMarco:
    "Slack - Getting past burnout, Busyworks and the myth of total efficiency"
  • Tom deMarco:
    "Peopleware - Productive projects and teams"
  • Johanna Rothman, Ester Derby:
    "Behind Closed Doors - Secrets of Great Management"
  • Brian W. Fitzpatrick, Ben Collins-Sussman:
    "Team Geek - A Software Developers Guide to Working with Others"
  • Chad Fowler:
    "The Passionate Programmer"
  • John Z. Sonmez:
    "Soft Skills - The Software Developer's Life Manual"
  • Sandy Mamoli, David Mole:
    "Creating Great Teams - How Self-Selection Lets People Excel"

Podcasts

  • > Code
    https://www.greaterthancode.com
  • Führung auf den Punkt gebracht
    https://www.mehr-fuehren.de
  • Mein Scrum ist kaputt
    https://meinscrumistkaputt.de

Videos 1

  • Camille Fournier - Rebooting Culture
    https://vimeo.com/173328699
  • Camille Fournier - Cloning yourself is not an option
    https://vimeo.com/139907569
  • Coraline Ada Ehmke - Diversity in OSS
    https://vimeo.com/176695449

Videos 2

  • Patrick Kua - What I wish I knew as a first time Tech Lead
    https://www.youtube.com/watch?v=CjgWwmBW-bc
  • Patrick Kua - The Constant Life of a Tech Lead
    https://www.youtube.com/watch?v=9jd_vpcLK50
  • Patrick Kua - Geek's Guide to Leading Teams
    https://www.youtube.com/watch?v=a_IYL_aU7HQ

Videos 3

  • Laura Paterson & Patrick Kua - Technical Leadership
    https://www.youtube.com/watch?v=k_nti-mk5IY
  • Camille Fournier - Building and Motivating Engineering Teams
    https://www.youtube.com/watch?v=7R-Y2DwWOr0
  • Dave Thomas - Agile is Dead
    https://www.youtube.com/watch?v=a-BOSpxYJ9M

Videos 4

  • Patrick Kua - Why Technical Leadership Matters
    https://www.youtube.com/watch?v=_6BKK1SPAVI